Allzu oft wird die Datenarchivierung als eine routinemäßige Backoffice Aufgabe behandelt, die von anderen strategischen Prioritäten getrennt ist. Richtig umgesetzt stellt die Archivierung jedoch sicher, dass alle Daten, ob aktiv oder inaktiv, zugänglich, geregelt und nutzbar bleiben. Die Kosten und der Vorteile der Archivierung sind ein Thema, das einer sorgfältigen Betrachtung bedarf.
Der globale Markt für Datenspeicherung wird voraussichtlich von 255 Milliarden USD in diesem Jahr auf 774 Milliarden USD im Jahr 2032 wachsen. Wir haben das Thema Datenwachstum an mehreren Stellen in diesem Blog aufgegriffen, die einfachste Formulierung dafür ist, dass die Digitalisierung immer größere Datenmengen hervorbringt.
Der Großteil dieser Daten wird sehr schnell „veraltet“, ohne aktuelles Nutzen, kann aber für künftige Geschäftsanforderungen weiterhin relevant sein. Darüber hinaus schreiben regulatorische Standards in vielen Fällen vor, dass diese Daten in einem zugänglichen und prüfbaren Format aufbewahrt werden müssen.
Welche Fragen sollten wir uns vor der Archivierung stellen?
Es gibt eine Reihe von Schlüsselfaktoren, die bei der Vorbereitung der Datenarchivierung zu berücksichtigen sind:
- Welche Daten müssen im aktiven System verbleiben?
- Was sollte archiviert werden und was kann sicher gelöscht werden?
- Wie wird in Zukunft auf archivierte Daten zugegriffen?
- Wie können wir die Einhaltung von Prüfungs, Rechts und Regulierungsstandards garantieren?
Diese Fragen sind ein guter Ausgangspunkt, um zu bestimmen, welches System für Ihre Organisation geeignet ist. Faktoren wie Ihr Datenvolumen, das Verhältnis von veralteten zu aktiven Daten, das regulatorische Umfeld und weitere Aspekte werden die Wahl beeinflussen und Ihnen zeigen welche Software für Ihr Archiv infrage kommt.
Was sind die Kosten und Vorteile der Archivierung?
Für viele Organisationen beginnen und enden die Überlegungen zur Archivierung mit den Kosten und dem Nutzen. Wichtig ist jedoch, sich bewusst zu machen, dass viele dieser Faktoren nicht offensichtlich sind, einschließlich Opportunitäts und versunkener Kosten, die Ihre künftige Strategie bestimmen können.
Die wichtigsten Vorteile der Archivierung sind:
- Die Möglichkeit, Daten in ein kostengünstigeres Repository auszulagern
- Einhaltung von Vorschriften und Normen
- Indizierte und durchsuchbare Speicherung von Informationen
- Ein aufgeräumtes, schlankeres und reaktionsfähigeres Primärsystem
Um diese Vorteile zu realisieren, fallen Kosten an, die sich ganz konkret auf Ausgaben beziehen, die Anschaffung eines geeigneten Archivs, die Wartung der Software und der erforderlichen Infrastruktur (oder die Wartungsgebühren für einen externen Partner oder Cloud Anbieter, falls zutreffend). Wie jede andere Software oder jedes interne System erfordert auch ein Archiv Investitionen und Aufmerksamkeit, um seine Vorteile zu entfalten.
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