Microsoft weist bereits seit einiger Zeit darauf hin, dass für SharePoint Online umfassende Änderungen geplant sind. Besonders relevant ist dabei folgender Punkt: SharePoint Online trennt sich von zentralen Funktionen im Bereich Retention und Löschung. Offiziell werden diese Funktionen als „retired“ bezeichnet, tatsächlich wurden sie jedoch in Microsoft Purview überführt.
Ab April 2026 werden die folgenden Funktionen eingestellt:
- Information Management Policies
- In-Place Records Management
- Dokumenten Löschrichtlinien (nur Löschung)
- Richtlinien für das Schließen und Löschen von Sites (nur Löschung)
Diese veralteten SharePoint Online Funktionen, die bislang für Compliance und Datenlebenszyklus Management genutzt wurden, verschwinden sowohl aus der Benutzeroberfläche als auch aus den Backend Funktionen. Bereits bestehende Richtlinien können in diesem Zusammenhang „nicht mehr ordnungsgemäß funktionieren oder vollständig außer Kraft gesetzt werden“.
Warum ist das relevant?
Auf den ersten Blick scheint es sich nicht um eine gravierende Änderung zu handeln, die Funktionen existieren weiterhin, allerdings nicht mehr in SharePoint, sondern in Microsoft Purview. Microsoft empfiehlt Organisationen ausdrücklich, künftig dieses Tool für Compliance und Data Lifecycle Anforderungen zu nutzen.
In der Praxis bedeutet dies jedoch einen nicht zu unterschätzenden Anpassungsaufwand. Microsoft wird bestehende Information Management oder Records Management Funktionen in SharePoint Online nicht automatisch nach Purview migrieren. Entscheidet sich eine Organisation gegen eine Migration auf die unterstützten Nachfolgefunktionen, kann es sein, dass die bisherigen Mechanismen nicht mehr unterstützt werden oder ihre Wirkung verlieren.
Unternehmen sind daher gut beraten, rechtzeitig vor April 2026 einen klaren Migrationsplan zu erarbeiten und ihre bestehenden Prozesse entsprechend zu überführen.
Zusätzlich ist zu berücksichtigen, dass Microsoft Purview ein separates Tool ist, das nicht zwangsläufig in allen Lizenzmodellen enthalten ist. Zwar sind grundlegende Retention und Löschfunktionen bereits mit einer E3 Lizenz abgedeckt, für erweiterte Funktionen gibt es jedoch keine Garantie, dass diese im bestehenden Lizenzumfang enthalten sind.
Storage Optimizer als Alternative
Eine Funktion, die viele Organisationen besonders schätzen, ist die automatische Löschung älterer Dokumente ein zentraler Hebel zur Vermeidung von unnötigem Speicherwachstum. Für Unternehmen, die hierfür bislang die nativen SharePoint Funktionen genutzt haben, kann der Wegfall dieser Möglichkeiten problematisch sein.
Eine alternative Lösung bietet der Storage Optimizer von TECH-ARROW. In der PRO-Version ermöglicht er eine automatisierte Bereinigung von Daten auf Basis des Dateialters oder weiterer definierbarer Kriterien und unterstützt damit aktiv die Reduzierung von Storage Bloat.
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