Mit den jüngsten Entwicklungen bei Microsoft Exchange (nachdem die Versionen 2016 und 2019 ihr End of Life erreicht haben und neuere Versionen auf Microsoft Exchange SE aktualisiert werden), ist es höchste Zeit, zu einem wenig diskutierten Thema zurückzukehren, der Aufbewahrung von Daten in den Postfächern Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter.
Postfächer sind eine der wichtigsten Datenquellen, die erhalten bleiben müssen, nicht nur die Kommunikation (sowohl intern als auch extern), sondern auch angehängte Dateien, Rechnungen und vieles mehr sind darin enthalten.
Dies macht Postfächer zu einem zentralen und zugleich komplexen Thema. Sie fallen selbstverständlich unter die Anforderungen der E-Discovery und da sie Kunden und Mitarbeiterdaten enthalten, auch unter potenzielle Anfragen im Rahmen des „Rechts auf Vergessenwerden“.
Zugriff auf Postfächer über längere Zeiträume
Neben Fragen rund um aktive Postfächer müssen sich Unternehmen auch mit dem Thema ehemaliger Mitarbeiter und inaktiver Postfächer auseinandersetzen. Fluktuation ist in jedem Unternehmen normal und früher oder später wird deutlich, dass sich wichtige Informationen oder benötigte Dateien im Postfach einer nicht mehr beschäftigten Person befinden.
Den Zugriff auf dieses Postfach über eine Standardlizenz zu erhalten, ist eine Möglichkeit aber bei fortlaufender Fluktuation wird dies schnell zu einer erheblichen finanziellen Belastung. Außerdem verfügen Postfächer selten über Suchfunktionen, die es einfach machen, die gespeicherten Daten effizient zu durchsuchen – die Identifizierung der gesuchten Informationen wird zu einer größeren Aufgabe, als sie sein müsste.
Archivierung löst einige Probleme
Zumindest einige der Fragen rund um die Aufbewahrung geschäftlicher Postfächer lassen sich auf die einfache Aussage reduzieren: „Verwenden Sie eine externe Archivierungssoftware.“ Dies löst mehrere der schwierigsten Probleme darunter langfristige Aufbewahrung und Zugriff, E-Discovery und das Recht auf Vergessenwerden.
Gleichzeitig ist die Einrichtung eines Archivs keine einfache Aufgabe. Schon die Entscheidung, ob die Archivierung in der Cloud, lokal oder in einer hybriden Kombination erfolgen soll, ist eine bedeutende Verpflichtung. Ein Archivsystem ist eine langfristige Investition es soll Ihr Unternehmen über viele Jahre hinweg unterstützen. Daher müssen Sie sorgfältig abwägen, welches Archivsystem und welche Konfiguration am besten zu Ihren spezifischen Anforderungen und Umgebungen passt nicht nur in Bezug auf die aktuellen Geschäftsbedürfnisse, sondern auch auf die geltenden Vorschriften, sowie auf mögliche zukünftige gesetzliche Entwicklungen.
Sobald ein geeignetes Archiv ausgewählt wurde, stellt sich die nächste Frage: die Datenmigration also der Transfer Ihrer Daten in eine langfristige Speicherung. Auch dies ist ein eigenes, jedoch ebenfalls sehr zeit und arbeitsintensives Thema.
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