Täglich werden weltweit über 300 Milliarden E-Mails versendet. Angesichts dieser enormen Datenmenge geht es bei der E-Mail Archivierung längst nicht mehr nur darum, jede Nachricht zu erfassen, die Ihre Server passiert. Stattdessen sollte sich jedes Unternehmen die Frage stellen: Was soll mein E-Mail Archiv eigentlich leisten und wie gestalte ich es so, dass dieses Ziel erreicht wird?
Kurze Auffrischung: Was ist eigentlich ein Archiv?
Archivierung bezeichnet den systematischen Prozess der Speicherung, Indexierung und Absicherung von Daten, damit diese auch in Zukunft zuverlässig wiedergefunden werden können. Im Gegensatz zu einem Backup geht es dabei in der Regel nicht lediglich um das Erstellen einer Kopie der Daten, vielmehr verfolgt die Archivierung einen anderen Zweck. Das Ergebnis sollte durchsuchbar, manipulationssicher und mit den geltenden gesetzlichen Anforderungen konform sein.
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Was sollte ein E-Mail Archiv also leisten?
Es sollte die geschäftliche Kommunikation Ihres Unternehmens schützen, strukturieren und zukunftssicher machen. Betrachten wir diese drei Aspekte genauer.
Schützen
Auch wenn ein Archiv kein Backup ersetzt und andere Prioritäten verfolgt, muss es dennoch eine wichtige Schutzfunktion übernehmen. Insbesondere müssen archivierte E-Mails während der gesamten vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist unveränderbar bleiben, sie dürfen weder bearbeitet noch gelöscht werden. Ebenso muss die Chain of Custody, also die lückenlose Nachvollziehbarkeit sämtlicher Vorgänge rund um die archivierten Daten, jederzeit gewährleistet sein.
Strukturieren
Im Gegensatz zu einem Backup ist ein Archiv keine 1:1 Kopie Ihrer produktiven Umgebung. Es dient vielmehr als langfristige Sammlung sämtlicher relevanter Kommunikationsdaten, die die Systeme Ihres Unternehmens durchlaufen haben.
Daher ist es entscheidend, dass das Archiv dauerhaft übersichtlich strukturiert bleibt und relevante Informationen bei Bedarf schnell identifiziert werden können. Dies lässt sich beispielsweise durch leistungsfähige Suchfunktionen oder andere geeignete Mechanismen erreichen. Eine durchdachte Indexierung und klare Organisation sind unverzichtbar, insbesondere dann, wenn Anforderungen wie eDiscovery oder das Recht auf Vergessenwerden erfüllt werden müssen.
Zukunftssicher gestalten
Bei der Zukunftssicherheit stehen vor allem zwei Aspekte im Mittelpunkt, Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit.
Skalierbarkeit bedeutet, dass das Archiv problemlos mit wachsenden Datenmengen, und dem Unternehmenswachstum Schritt halten kann.
Noch wichtiger ist jedoch die Anpassungsfähigkeit. Gesetzliche und regulatorische Anforderungen entwickeln sich kontinuierlich weiter. Ein modernes E-Mail Archiv sollte deshalb flexibel genug sein, um neue Compliance Vorgaben umzusetzen, ohne dass hierfür ein aufwendiger oder kostspieliger Austausch der Archivierungssoftware erforderlich wird.
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