Datenzugriffe und die Herkunft von Daten nachzuverfolgen, ist für moderne Unternehmen unverzichtbar aus Gründen der Compliance und Sicherheit, aber auch, um Gewissheit über den Umgang mit ihren Daten zu haben. In der Praxis ist das allerdings schwieriger, als es zunächst scheint.
Wer hat eigentlich Zugriff auf diese Daten?
Diese Frage stellt sich in manchen Bereichen überraschend oft. Zugriffsrechte werden nicht immer lückenlos erfasst. Sie nachzuvollziehen ist jedoch der erste Schritt, um wichtige Informationen über die Verwahrungskette, Änderungen an Daten und deren Herkunft zu gewinnen.
Erschwert wird die Frage heute unter anderem durch den Einzug von KI-Tools in die Arbeitswelt. Mitunter hat ein Mitarbeiter keinen Zugriff auf bestimmte Informationen der ihm zur Verfügung gestellte KI-Assistent aber schon.
Auf dieses Problem wurde bereits hingewiesen. Ein KI-System braucht Zugriff auf Informationen, aus denen es Antworten generieren kann. Wird dieser Informationsbestand eingeschränkt, kann die Genauigkeit der Antworten leiden unter Umständen mit erheblichen Folgen, wie der Fall Air Canada zeigt. Wird der Zugriff dagegen ausgeweitet, können sensible Informationen offengelegt werden.
Doch auch ohne KI ist oft schwer zu durchschauen, wer Zugriff auf Daten hat. Ehemalige Beschäftigte, alte Benutzerkonten und andere Faktoren können dazu führen, dass die aktuellen Zugriffsberechtigungen kein vollständiges Bild vermitteln.
Über den Zugriff hinaus
Beim Zugriff endet die Nachverfolgung nicht. Der nächste Schritt besteht darin, die Herkunft und Verwahrungskette der Daten nachzuvollziehen. Dabei geht es nicht darum, wer Daten derzeit lesen oder überschreiben kann, sondern wer sie in der Vergangenheit verändert hat.
Auch regulatorische Vorgaben verlangen zunehmend nachvollziehbare und dokumentierte Datenflüsse. So stellt etwa der EU AI Act Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit der Herkunft von Trainingsdaten für KI-Modelle.
Unabhängig von gesetzlichen Vorgaben sind nachvollziehbare Datenflüsse und eine gut dokumentierte Verwahrungskette auch für das Unternehmen selbst wertvoll. Fehlt der Überblick darüber, wie Daten entstehen, verändert und weitergegeben werden, fällt es Teams schwer, Datenqualität, Transparenz und Verlässlichkeit sicherzustellen.
Eine Möglichkeit, mehr Kontrolle über die eigenen Daten zu gewinnen, ist die Speicherung in einem unveränderbaren Archiv. So lässt sich der Datenbestand zu einem bestimmten Zeitpunkt festhalten und später zuverlässig nachvollziehen.
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