Eine Liste aller Versionshinweise können Sie hier finden.
Die folgende Liste bietet Ihnen eine Übersicht über die neuesten Verbesserungen die Ihnen von contentACCESS 7.2 geboten werden:
Allgemein
✓ Authentifizierung und Anmeldung
contentACCESS 7.2 setzt die plattformweite Modernisierung fort und führt eine vollständig neu gestaltete Anmeldeoberfläche ein. Dieses Update umfasst nicht nur technische Änderungen, sondern konzentriert sich vor allem auf Benutzerfreundlichkeit, Reaktionsfähigkeit und Leistung. Administratoren und Endbenutzer profitieren von einer klaren, modernen Oberfläche sowie deutlich schnelleren Ladezeiten. Dadurch wird der Zugriff auf die Plattform schneller und intuitiver.
Eine neue Funktion ermöglicht es Administratoren, die Reihenfolge der verfügbaren Anmeldeanbieter festzulegen – zum Beispiel Microsoft 365, Windows-Authentifizierung oder formularbasierte Anmeldung. So können Benutzer gezielt zur bevorzugten Anmeldemethode geführt werden und ein klareres sowie konsistenteres Anmeldeerlebnis erhalten.
Um den administrativen Aufwand weiter zu reduzieren, steht nun ein integrierter Passwort-Zurücksetzen-Workflow zur Verfügung. Benutzer können ihre Passwörter sicher selbst zurücksetzen, ohne einen Administrator kontaktieren zu müssen. Dies verbessert sowohl die Sicherheit als auch die Benutzerzufriedenheit.
Auch die Authentifizierung mit Microsoft 365 wurde vereinfacht. Bisher erforderte contentACCESS eine Multi-Tenant-Anwendungsregistrierung in Microsoft Entra ID. Mit der neuen Login-Anwendung können Administratoren nun zwischen einer Multi-Tenant-Authentifizierung – bei der sich Benutzer aus verschiedenen Domänen anmelden können – und einer Single-Tenant-Konfiguration wählen, die den Zugriff auf Benutzer innerhalb eines Microsoft 365-Tenants beschränkt.
WICHTIGER HINWEIS:
Wie bereits zuvor per E-Mail angekündigt, führt die neue Anmeldeoberfläche Änderungen auf Protokollebene ein, die sich auf die Authentifizierung von Client-Anwendungen auswirken. Um einen reibungslosen und unterbrechungsfreien Anmeldevorgang sicherzustellen, aktualisieren Sie bitte alle Client-Anwendungen (officeGATE und contentACCESS Mobile) auf Version 7.2 oder höher, bevor Sie den Server aktualisieren.
✓ Verbesserte Dokumentvorschau und Wiederherstellung
Das Dokumentvorschau-Portal wurde visuell überarbeitet und um neue Funktionen erweitert. Für den aktuell angemeldeten Benutzer steht nun ein Benutzermenü zur Verfügung. Dieses zeigt den Namen, die E-Mail-Adresse und das Profilbild des Benutzers an und bietet einen direkten Link zum Hauptarchiv-Portal, um eine nahtlose Navigation zwischen Vorschau und vollständiger Archivverwaltung zu ermöglichen.
Zusätzlich unterstützt das Vorschau-Portal jetzt auch das Wiederherstellen von Dokumenten. Berechtigte Benutzer können Dokumente direkt aus der Vorschau in das jeweilige Quellsystem zurückspielen, ohne das Portal verlassen zu müssen. Der Zugriff auf diese Funktion wird über Rollenberechtigungen gesteuert, sodass nur Benutzer mit entsprechenden Rechten für die manuelle Wiederherstellung diese Aktionen durchführen können.
✓ SMTP-Telemetrie und Sichtbarkeit des Mailflusses in System Insights
System Insights, eingeführt mit contentACCESS 7.1, bietet Echtzeit-Einblicke in den Systemzustand, die Leistung und den Systembetrieb. Mit contentACCESS 7.2 wird diese Transparenz erweitert und umfasst nun auch Telemetriedaten des contentACCESS SMTP-Servers.
Administratoren können jetzt wichtige SMTP-Kennzahlen direkt in System Insights überwachen. Dazu gehören unter anderem die Anzahl empfangener E-Mails, abgelehnter E-Mails, erfolgreich archivierter Nachrichten, fehlgeschlagener Archivierungen sowie die Anzahl der E-Mails in der Archivierungswarteschlange. Diese erweiterten Einblicke helfen Teams, Engpässe schneller zu erkennen, den Zustand des Mailflusses zu überprüfen und Probleme frühzeitig zu beheben, bevor sie sich auf Benutzer auswirken.
✓ Aggregierte Werte in System Insights
Zeitreihendiagramme eignen sich sehr gut, um Trends und Auffälligkeiten zu erkennen. Administratoren benötigen jedoch häufig auch eine schnelle Übersicht, um zu bestätigen, dass alles ordnungsgemäß funktioniert. System Insights ergänzt die detaillierten Diagramme nun um aggregierte Werte für den ausgewählten Zeitraum.
Diese aggregierten Zahlen liefern sofort einen Überblick über den Systemzustand, während die zugrunde liegenden Zeitreihen weiterhin genau zeigen, wann Probleme aufgetreten sind. Zusammen ermöglichen sie eine schnellere Bewertung, klarere Berichte und fundiertere operative Entscheidungen.
SharePoint Archiv
✓ Einführung moderner SharePoint-Verknüpfungen
contentACCESS 7.2 führt eine neue Generation von SharePoint-Verknüpfungen ein, die auf der Microsoft 365 File Handler-Technologie basiert. Diese modernen Verknüpfungen integrieren sich direkt in die native SharePoint- und Microsoft 365-Umgebung, sodass sich der Zugriff auf archivierte Dokumente nahezu wie das Arbeiten mit Originaldateien anfühlt.
Im Vergleich zu klassischen Verknüpfungsformaten sind moderne Verknüpfungen deutlich kleiner – in der Regel reduziert sich die Größe von etwa 5 KB auf ungefähr 500 Byte. Dadurch bleiben SharePoint-Bibliotheken schlank, während der nahtlose Zugriff auf archivierte Inhalte erhalten bleibt.
Für Endbenutzer wird der Zugriff auf Dateien nahezu transparent. Verknüpfungen verhalten sich in SharePoint wie gewohnt, Standardaktionen funktionieren wie erwartet, und es sind keine Workarounds mehr erforderlich, wie zum Beispiel das Öffnen von Dateien in einem neuen Tab. Um Verwechslungen zu vermeiden, sind moderne Verknüpfungen klar mit contentACCESS-Symbolen gekennzeichnet, sodass archivierte Elemente sofort erkennbar sind.
Auch Wiederherstellungsprozesse wurden deutlich verbessert. Dokumente können direkt über das Kontextmenü einer Datei in SharePoint wiederhergestellt werden. Zusätzlich können mehrere Elemente gleichzeitig über eine Mehrfachauswahl wiederhergestellt werden. Dies reduziert den Aufwand besonders bei umfangreichen Wiederherstellungsszenarien erheblich.
Die Bereitstellung erfolgt auf Tenant-Ebene über den Microsoft 365 File Handler-Ansatz. Dadurch wird eine einheitliche Verknüpfungserfahrung in SharePoint, OneDrive und Teams gewährleistet und Organisationen können den Zugriff auf archivierte Dateien in Microsoft 365 standardisieren.
Um einen reibungslosen Übergang zu unterstützen, steht außerdem ein neuer Verknüpfungs-Reparaturjob zur Verfügung, der bestehende HTML-basierte Verknüpfungen in die neuen modernen File-Handler-Verknüpfungen umwandeln kann.
✓ Windows-Dateihandler für contentACCESS Modern Shortcuts
contentACCESS ersetzt selten verwendete Dokumente in SharePoint, OneDrive und Teams durch leichte .alink-Verknüpfungsdateien. Dadurch bleibt der Speicher in Microsoft 365 schlank, während der nahtlose Zugriff auf archivierte Daten erhalten bleibt.
Während Microsoft 365 diese Verknüpfungen bereits im Browser öffnen kann, erkennt Windows .alink-Dateien nicht, wenn sie heruntergeladen oder lokal synchronisiert werden.
Der neue contentACCESS File Handler für Windows schließt diese Lücke. Er registriert eine Windows-Dateizuordnung für .alink-Dateien und leitet Benutzer beim Öffnen auf einem PC automatisch an den contentACCESS Shortcut Handler-Dienst weiter.
Benutzer können anschließend:
Dokumente anzeigen
Dokumente wiederherstellen
Dokumente herunterladen
Dies sorgt für eine konsistente und intuitive Benutzererfahrung – unabhängig davon, ob Inhalte im Browser oder aus einer lokal synchronisierten Bibliothek geöffnet werden.
✓ Leistungsoptimierung für die SharePoint-Archivierung
contentACCESS 7.2 enthält einen vollständig neu entwickelten SharePoint-Connector für SharePoint Online. Diese Modernisierung bietet mehr als doppelte Datenzugriffsleistung, verbessert die allgemeine Stabilität und erweitert die Unterstützung für moderne Funktionen von SharePoint Online.
Um diese Verbesserungen umzusetzen, konzentriert sich dieses Update derzeit auf SharePoint Online-Umgebungen. Die Unterstützung für SharePoint Server On-Premises wird in einer zukünftigen Version wieder eingeführt. Organisationen, die SharePoint On-Premises verwenden, sollten weiterhin contentACCESS 7.1 nutzen, bis die aktualisierte Unterstützung verfügbar ist.
E-Mail Archiv
✓ contentACCESS Outlook-Formulare ohne ActiveX
Um moderne Sicherheitsstandards und Umgebungen zu unterstützen, in denen ActiveX-Steuerelemente eingeschränkt oder deaktiviert sind, bietet das Installationsprogramm der contentACCESS Outlook-Formulare nun eine Option zur Bereitstellung einer Version der Outlook-Formulare ohne ActiveX-Komponenten.
Dies gibt Administratoren mehr Flexibilität bei der Einführung von contentACCESS in abgesicherten oder gehärteten Umgebungen. Wenn ActiveX-Steuerelemente in Outlook deaktiviert sind und Benutzer eine E-Mail-Archivverknüpfung öffnen, zeigt Outlook eine zusätzliche Warnmeldung an, dass bestimmte Formular-Komponenten entfernt wurden.
Bitte beachten Sie, dass bei der Verwendung des Outlook-Formulars ohne ActiveX die Vorschaufunktion davon abhängt, ob das Formular die archivierte E-Mail herunterladen kann. Wenn das Formular die E-Mail nicht herunterladen kann, wird keine Vorschau angezeigt.
contentACCESS unterstützt weiterhin die bestehenden Outlook-Formulare mit ActiveX, sodass Sie das Bereitstellungsmodell wählen können, das am besten zu den Sicherheits- und Compliance-Anforderungen Ihrer Organisation passt.
✓ SMTP Zero-Day-Löschung
Der contentACCESS SMTP-Server verarbeitet eingehende E-Mails, indem er sie zunächst in eine Archivierungswarteschlange stellt und nach erfolgreicher Verarbeitung zur Löschung markiert. Bisher wurden archivierte E-Mails mindestens einen Tag lang aufbewahrt, bevor sie gelöscht wurden. In Umgebungen mit hohem E-Mail-Aufkommen konnte dies zu einem erhöhten Speicherverbrauch führen.
Mit contentACCESS 7.2 unterstützt der SMTP-Server nun eine Zero-Day-Löschung. Erfolgreich archivierte E-Mails können nahezu sofort nach der Verarbeitung entfernt werden. Dadurch wird der temporäre Speicherbedarf deutlich reduziert und Organisationen können den Speicherverbrauch bei hoher E-Mail-Last besser kontrollieren.
✓ MailApp verwendet standardmäßig die Outlook-Sprache
Wir haben eine kleine, aber wichtige Änderung an der Standardspracheneinstellung von mailApp vorgenommen. Bisher war die Standardsprache fest auf Englisch eingestellt, und Benutzer mussten sie manuell entsprechend ihrer Präferenz ändern. Jetzt verwendet mailApp standardmäßig die Sprache von Outlook des jeweiligen Benutzers. Benutzer können sie weiterhin in der mailApp-Konfiguration auf jede andere unterstützte Sprache ändern.
Update von älteren Versionen
✓ Pfad aktualisieren: Das Update wird von contentACCESS Version 5.0 und höher unterstützt. Ältere Versionen müssen zunächst auf contentACCESS 5.0 aktualisiert werden, bevor sie auf die neueste Version aktualisiert werden können.
Wenn das Update auf eine frühere Version als 3.3 durchgeführt wurde, müssen nach dem Update einige neue Funktionen manuell konfiguriert werden.
Eine dieser Funktionen ist der Task Runner, der einen Ressourcenspeicher benötigt, in dem die Exportdateien gespeichert werden. Dieser Speicher muss unter System -> System -> Ressourcenspeicher Einstellungen konfiguriert werden. Der Speicher muss von allen contentACCESS Knoten innerhalb eines Clusters zugänglich sein, daher wird dringend empfohlen, ein Netzwerkfreigabe zu verwenden.
✓ .NET aktualisiert: In contentACCESS 7.2 wurden alle auf .NET Core basierenden Projekte auf .NET 9 aktualisiert. Dies betrifft die folgenden Komponenten: Document Preview, Search V2, Administration UI (New), SharePoint Shortcut Handler und Login.
✓ SQL Server 2022 ist erforderlich für System Insights: In contentACCESS 7.1 haben wir die neue Funktion System Insights eingeführt, die entweder Timescale über Postgres oder Microsoft SQL Server 2022 (oder höher) erfordert.
✓ .NET aktualisiert: In contentACCESS 7.0 wurden alle .NET Core basierten Projekte auf .NET 8 aktualisiert. Dies betrifft die folgenden Komponenten: Dokumenten Vorschau, Suche V2, Administrations-UI (neu).
✓ TLS 1.1 und älter wurde deaktiviert: In contentACCESS 6.1 und späteren Versionen wurden TLS Versionen älter als 1.2 aus Sicherheitsgründen deaktiviert.
✓ Moderne Authentifizierung für das E-Mail Archiv benötigt mehr Berechtigungen: Wir haben von dem veralteten Remote PowerShell auf eine REST basierte Management API umgestellt, die zusätzliche Berechtigungen für die konfigurierte Azure AD Anwendung erfordert.
✓ Suche V2 erfordert .NET Core: In Version 6.0 haben wir die nächste Version der Suche eingeführt. Die neuen Suchkomponenten richten sich an .NET Core 6, das automatisch bei der Installation des Suchservers eingerichtet wird.
✓ Teams und Teams Chat Jobfilter müssen angepasst werden: In Version 5.4 haben wir die Filterfunktionen in allen Teams und Teams Chat Jobs vollständig überarbeitet. Ihre bestehenden Teams und Teams Chat Job Einstellungen müssen nach dem Update von Version 5.3 und früher überprüft und angepasst werden.
✓ Anwendungs Pool Identitäten geändert: Um die Sicherheit zu erhöhen, verwenden alle Anwendungs Pools von contentACCESS die isolierte IIS App Pool Identität. Dies erfordert einen Wechsel zum serverseitigen Rendering im contentACCESS Portal für das E-Mail Archiv.
✓ Unterstützung des .NET Frameworks: Ab Version 5.0 wurde die Mindestanforderung für die .NET Version für alle Anwendungen von 4.5.2 auf 4.8 erhöht.
✓ Aktivierung der Mail App: Durch die Neugestaltung der Aktivierungsmethode der Mail App im contentACCESS E-Mail Archiv sind neue Berechtigungen erforderlich, damit der Super User korrekt funktioniert: „Org Marketplace Apps“ und „User Options“.
✓ Outlook-Formulare: Wenn das Update von einer Version vor 3.4 durchgeführt wurde, müssen aufgrund interner Änderungen im Format der E-Mail Archiv Verknüpfung die Outlook Formulare auf die neueste Version aktualisiert werden, um die korrekte Funktionalität aufrechtzuerhalten. Für contentACCESS 3.8 müssen die Outlook Formulare aufgrund der Änderungen bei der Authentifizierung ebenfalls erneut veröffentlicht werden.
✓ Remote-Dateiarchivierung: Beim Update von contentACCESS 3.6 werden bestehende Remote Agent Definitionen nicht mehr funktionieren, da einige der Datenbankstrukturen von der Dateisystem Archiv Datenbank in die Tenant Datenbank verschoben wurden.
✓ SQL-Server-Unterstützung: Die Mindestanforderung für die SQL Version wurde von MS SQL 2008 auf MS SQL 2012 erhöht.
✓ Neugestaltete Filterung: Die alte Filterung wurde auf ein neues Format umgestellt. Daher empfehlen wir nach dem Update von Version 3.7 oder früher, alle Ihre Jobfilter Einstellungen zu überprüfen.
Dokumentation
✓ Dokumentation – Bitte beachten Sie die aktualisierte Dokumentation und die aktualisierten Handbücher.
Benutzerhandbücher für contentACCESS und Client-Apps.
