Modernsten Archivierungslösungen – TOP-Fragen zur Bewertung Ihres gegenwärtigen Archivs

Heutzutage haben die Unternehmen bereits den Bedarf an Backup- und Archivierungslösungen erkannt. Insbesondere Archive sind eine absolute Notwendigkeit für moderne Unternehmen, die eine Vielzahl von gesetzlichen Vorschriften (einschließlich DSGVO, eDiscovery und gesetzliche Aufbewahrungspflichten) einhalten möchten, und ein Schlüsselfaktor, um Unterbrechungen ihres Business aufgrund von technischen Ausfällen oder Datenverlusten zu vermeiden.

Allerdings sind die derzeitigen Nutzer von Archivierungslösungen oft nicht vollständig über die Mängel ihrer Systeme informiert oder haben nicht darüber nachgedacht, wie gut ihr aktuelles Archiv den Anforderungen strenger gesetzlicher Vorschriften tatsächlich entspricht. Viele Unternehmen nutzen seit längerer Zeit dasselbe Archiv, speichern ihre „BIG DATA“, ohne vollständig zu berücksichtigen, inwieweit sich die Zeiten geändert haben und ob ihre bestehenden Systeme noch allen Herausforderungen eines sich ändernden Businessumfelds gewachsen sind.

Die folgenden Fragen helfen Ihnen dabei, einen Einblick in den Status Ihrer Lösung zu gewinnen. Finden Sie heraus, wie gut Ihr aktuelles Backup oder Archiv funktioniert und ob wichtige Geschäftsanforderungen auch wirklich erfüllt werden. Ihren aktuellen Archivierungsstatus zu reflektieren ist ein guter erster Schritt: Versuchen Sie diese Fragen zu beantworten und finden Sie heraus, ob die Antworten Ihnen ein sicheres Gefühl im Zusammenhang mit Ihrer Backup- oder Archivierungssoftware geben.

by Matúš Koronthály

Die wichtigsten Fragen zu Ihren Archivierungs- und Backup-Lösungen:

  1. Haben Sie Zugriff auf Ihre archivierten Daten? Können Sie Ihre E-Mails, Dateien und weitere Elemente jederzeit und schnell wiederfinden und weiterverwenden?
  2. Werden Ihre Daten auch wirklich vor Cyber-Angriffen geschützt?
  3. Sind Ihre Daten gegen versehentliches oder absichtliches Löschen durch Ihre Mitarbeiter geschützt?
  4. Wie wäre es mit einer gezielten Datenlöschung – kann Ihr System die DSGVO-Anforderungen zur Identifizierung und Löschung sensibler Daten erfüllen, wenn diese Art von rechtlicher Aufforderung erfolgt?
  5. Wie ist der Support seitens Ihres Providers? Fühlen Sie sich informiert und auf dem Laufenden gehalten? Entwickelt Ihr Anbieter seine Lösung weiter, um die Anforderungen der aktuellen Businessumgebung zu erfüllen?
  6. Bietet Ihre Lösung für die Archivierung von Office 365 eine optimierte Verwaltungsmethode zur Anzeige aller archivierten und zugehörigen Daten in einem einheitlichen und zentralisierten Client?
  7. Wenn Sie das Archiv von Microsoft für MS Exchange und Ihre Daten verwenden, sind Sie sich der Einschränkungen und Empfehlungen von Microsoft bewusst?

contentACCESS Archiv und Backup bietet alles, was Sie zur rechtssicheren Aufbewahrung Ihrer Daten benötigen

Unsere Archivierungslösung wurde speziell entwickelt, um sicherzustellen, dass nicht nur die Bedürfnisse des Marktes, sondern auch die Anforderungen unserer Kunden erfüllt werden. Kommen wir also zur ersten unserer entscheidenden Fragen.

1. Sind archivierte Daten in contentACCESS leicht zugänglich und können Sie alle historischen E-Mails, Dateien und weitere Elemente jederzeit finden und verwenden?

Die Antwort ist natürlich JA. Suchsysteme sind ein wesentlicher Bestandteil moderner Archive. In den letzten zehn Jahren ist die Menge der generierten Daten selbst für kleine Unternehmen massiv angestiegen. Wir stellen Ihnen die neuesten modernen Funktionen wie unsere Volltextsuche oder die Möglichkeit von intelligenten Filtern zur Verfügung, um die Suchergebnisse für Sie besser zu organisieren und den Arbeitsprozess zu rationalisieren. Wenn Ihr vorhandenes Archiv sein Suchsystem nicht auf dem neuesten Stand gehalten hat, kann es mit der schieren Menge an Informationen zu kämpfen haben und die Verfügbarkeit Ihrer Daten ist eh nur ein unerfüllter Wünsch. Doch mit contentACCESS erhalten Sie ein optimal strukturiertes und intelligentes Cloud-, On-Premises- oder Hybrid-Archiv, dass smart und reibungslos für Sie arbeitet.

2. Sind Ihre Daten vor Cyber-Angriffen geschützt? Welche Funktionen und Einstellungen bietet Ihr Archiv, um Risiken zu mindern?

Fragen zur Cybersicherheit sind vielleicht die relevantesten; einige unter Ihnen erinnern sich vielleicht noch an den Cyberangriff auf die Emil Frey AG im vergangenen Jahr. Emil Frey hatte contentACCESS Archiv eingesetzt und der ganze Vorfall blieb ohne Verluste. Mit contentACCESS erhalten Sie die Möglichkeit, Ihre Daten zu verschlüsseln, um sicherzustellen, dass nur verifizierte Benutzer mit Authentifizierung Zugriff darauf erhalten. Wir bieten über unsere API-Verbindung auch eine zusätzliche Sicherheitsebene, die die Isolierung zwischen dem Server und dem Speicher oder der Datenbank aufrechterhält. Die langfristig sicheren Archivierungsalgorithmen von contentACCESS, einschließlich Datenverschlüsselung und intelligenter Deduplizierung, werden die digitalen Assets Ihres Unternehmens vollständig sichern und speichern. Wir bieten eine Lösung, die die Geschäftskontinuität gewährleistet, das Risiko minimiert und jede gelegentliche Bedrohung überwindet.

3. Sind Ihre Daten gegen versehentliches oder absichtliches Löschen durch Mitarbeiter geschützt?

Nicht alle Fälle, in denen Daten kompromittiert werden, stammen von außerhalb Ihres Unternehmens. Eine der häufigsten Ursachen für Datenverlust ist eine intern verursachte Löschung. Mitarbeiter können im normalen Arbeitsablauf versehentlich Dateien löschen. Alternativ können nicht loyale Mitarbeiter absichtlich einen gezielten Schaden verursachen. In jedem Fall ist es für Ihr Unternehmen unerlässlich, dass Sie in der Lage sind, die Dateien mit einem Minimum an Unterbrechungen Ihres Geschäftsbetriebs zurückbekommen. Mit contentACCESS können Sie fehlende Dateien einfach identifizieren und darauf zugreifen oder sie wiederherstellen. Über das in Microsoft Outlook integrierte officeGATE Tool bieten wir Mitarbeitern einen generellen Lesezugriff auf alle Daten. Mit contentACCESS gehören die internen Risiken der Vergangenheit an.

4. Wie sieht es mit der Datenlöschung aus – kann Ihr System die DSGVO-Anforderungen zur Identifizierung und Löschung sensibler Daten erfüllen? Wer in Ihrem Unternehmen hat die Rechte und das Know-how, um diese Aufgaben auszuführen?

Eine einfache Antwort: contentACCESS erfüllt alle Vorschriften und Anforderungen. Wir haben oben kurz DSGVO und eDiscovery angesprochen. Im Allgemeinen läuft es auf eine Reihe von Erwartungen hinaus: Ein Unternehmen muss in der Lage sein, seine gespeicherten Informationen klar organisiert zu halten, mit einer Reihe von Aufbewahrungs- und Verwaltungsrichtlinien, die den gesetzlichen Praktiken entsprechen. Darüber hinaus wird erwartet, dass das Unternehmen gemäß den eDiscovery-Vorschriften auf Anfrage alle Daten eines bestimmten Benutzers oder eines bestimmten Datums bereitstellen kann, und gemäß der DSGVO Anfragen zur vollständigen Entfernung bestimmter Daten befolgen kann. Das Unternehmen ist auch verpflichtet, während eines Gerichtsverfahrens bestimmte Daten auf gesetzliche Aufbewahrungspflicht zu setzen, um deren Löschung zu vermeiden.

Alle oben genannten Fragen sind die Begründung für das DSGVO-Modul von contentACCESS, das genau diese Punkte und Bedenken in Anspruch nimmt. Basierend auf Schlüsselwörtern erhalten Sie die Suchergebnisse aller relevanten archivierten Daten einschließlich des genauen Standorts, was den Prozess für Sie erheblich vereinfacht.

5. Wie ist der Support seitens Ihres Providers? Fühlen Sie sich informiert und auf dem Laufenden gehalten? Entwickelt Ihr Anbieter seine Lösung weiter, um die Anforderungen der aktuellen Umgebung zu erfüllen?

Viele unserer Kunden kamen aufgrund ihrer Unzufriedenheit zu uns. Unternehmen, die Archivierungslösungen anbieten, haben ihre Fähigkeit, reibungslos und schnell auf sich entwickelnde Probleme zu reagieren, nicht beibehalten. Die Schnelligkeit der Reaktion und ihre Effektivität können den Unterschied zwischen einem Schluckauf im System und einer größeren Deckungslücke ausmachen. Bei TECH-ARROW bekommen Sie vollen Support und korrekte und offene Diskussion zu Ihren Bedürfnissen. Wir versorgen Sie immer mit Updates auf die neueste Version unseres Archivs und stellen so sicher, dass Ihr System weiterhin die aktuellen Entwicklungen in der Archivierungsumgebung widerspiegelt.

Die Effektivität der Reaktion Ihres Anbieters ist nicht der einzige Schlüsselfaktor. Die Geschwindigkeit macht den Unterschied! Wenn Sie Fragen haben oder ein Problem in Ihrem System auftritt, kann dies eine triviale Lösung sein – aber wie schwierig ist es, die benötigte Unterstützung so schnell wie möglich zu erhalten? Wir garantieren eine schnelle Reaktionszeit und geben allen unseren Kunden den gleichen Zugang zu erstklassigem persönlichem Support, anstatt ihn als optionales – und kostenpflichtiges – Extra zu verpacken.

6. Bietet Ihre Lösung für die Archivierung von Office 365 eine optimierte Verwaltungsmethode zur Anzeige aller archivierten und zugehörigen Daten in einem einheitlichen und zentralisierten Client?

contentACCESS bietet alles. Wir bauen unsere Plattform als native Archivierungslösung für Microsoft 365 auf. Viele alternative Lösungen werden ihre archivierten Daten nach Quelle aufteilen und einzelne Segmente der Office 365-Umgebung voneinander isolieren. Dies verringert die Effizienz von Personen, die mit dem System arbeiten, da sie nicht in der Lage sind, alle zugehörigen Providers reibungslos anzuzeigen, ohne von einem Client zum anderen zu wechseln.

Es gibt viele Möglichkeiten, die in contentACCESS archivierten Daten zu visualisieren und zu bearbeiten: Mit officeGATE (Outlook-Add-in) können Sie die Daten direkt in Outlook sehen. Mit der Anwendung contentACCESS Portal können Sie die von contentACCESS archivierten Artikel über einen Webbrowser anzeigen. Unser contentACCESS Mobile Client bietet Zugriff für Ihr Smartphone. Und contentACCESS Central Administration ist unsere Benutzeroberfläche für Administratoren, über die sie contentACCESS konfigurieren können; Über diese Schnittstelle können sie neue automatisierte Jobs erstellen, um Unternehmensdaten zu verarbeiten; die Framework-Funktionseinstellungen anpassen, Scheduler, Datenbanken und Speicher einrichten oder Cluster erstellen. Unsere Lösung unterstützt auch Mandanten-Verwaltung.

7. Wenn Sie das Archiv von Microsoft für MS Exchange und Ihre Daten verwenden, sind Sie sich der Einschränkungen und Empfehlungen von Microsoft bewusst?

Benutzer von Microsoft Exchange tendieren häufig zur Exchange Online-Archivierung. Es scheint eine logische Lösung zu sein, da es eng mit dem Rest ihrer aktiven Programmsuite verbunden ist. Es gibt jedoch einige wichtige Aspekte, die viele Benutzer vergessen zu berücksichtigen. Dazu gehört in erster Linie, dass Microsoft selbst angibt, keine Verantwortung für die Sicherheit archivierter Daten zu übernehmen und Nutzern empfiehlt, eine Drittanbieterlösung zu suchen. Darüber hinaus hat Microsoft die Größe des verfügbaren Archivs begrenzt; Dies ist besonders besorgniserregend für größere Unternehmen, die mehr Daten generieren und riskieren es ihre Archivierungsgrenze zu überschreiten (denken Sie daran – das gesetzliche Umfeld verlangt oft, dass Daten für einen festgelegten Zeitraum von Jahren archiviert und zugänglich sind, bevor sie bereinigt werden können).

Modulare contentACCESS Archivierungslösung macht den Meister

Dies waren nur einige Fragen zu Archivierungslösungen, die es zu beantworten gibt, bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden. Hoffentlich haben wir Ihnen einige Einblicke in die wichtigsten Aspekte gegeben, die wir in unseren langen Jahren der Unterstützung unserer Kunden gesammelt haben. Wir stehen hinter unserem Produkt und können garantieren, dass contentACCESS wirklich der Plan für Ihre heutigen und zukünftigen Geschäftsanforderungen ist.

Fragen Sie nach einem kostenlosen Beratungsgespräch, wir zeigen Ihnen unsere Lösung live und beantworten alle Ihre weiteren Fragen.

 

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