Die Durchsuchbarkeit archivierter Daten ist längst keine optionale Zusatzfunktion mehr. Bereits auf der grundlegendsten Ebene gilt: Ein Archiv verliert seinen praktischen Nutzen, wenn gespeicherte Informationen nicht zuverlässig identifiziert und bei Bedarf wiederhergestellt werden können. Darüber hinaus besteht seit Jahren die Erwartung, regulatorische Anforderungen wie DSGVO, das „Recht auf Vergessenwerden“, eDiscovery Prozesse und ähnliche Vorgaben jederzeit erfüllen zu können. Genau diese Anforderungen werfen jedoch eine entscheidende Frage auf: Wie durchsuchbar ist Ihr Archiv tatsächlich?
Die Herausforderungen rund um das Recht auf Vergessenwerden und eDiscovery haben wir in diesem Blog bereits mehrfach beleuchtet. Für Unternehmen bedeutet dies konkret, dass sie jederzeit mit einer rechtlich bindenden Aufforderung konfrontiert werden können, sämtliche Daten zu einer bestimmten Person oder einem definierten Sachverhalt zu identifizieren, bereitzustellen und gegebenenfalls zu löschen.
Hinzu kommt ein weiterer wesentlicher Aspekt: Im Rahmen von eDiscovery Verfahren muss häufig nachgewiesen werden können, dass die betreffenden Daten unverändert und manipulationssicher gespeichert wurden. Das Archiv muss daher so strukturiert sein, dass die Unveränderbarkeit der bereitgestellten Informationen revisionssicher überprüft und bestätigt werden kann.
Was hat sich verändert?
Auch sogenannte Data Subject Access Requests (DSAR), formelle Anfragen von Einzelpersonen auf Einsicht in die über sie gespeicherten personenbezogenen Daten, nehmen deutlich zu. Laut einem Beitrag von Small Business ist dieser Anstieg unter anderem auf KI-gestützte Werkzeuge zurückzuführen, mit denen sich DSAR-Anfragen heute wesentlich einfacher erstellen und versenden lassen als noch vor wenigen Jahren.
Die sinkende Einstiegshürde führt dazu, dass mehr Anfragen gestellt werden, was insbesondere kleinere Unternehmen zusätzlich belastet und zugleich die Bedeutung eines Archivs erhöht, das solche Prozesse effizient unterstützt.
Wie sieht das in der Praxis aus? Jedes moderne Archivierungssystem sollte in der Lage sein, kontextsensitive Volltextsuchen durchzuführen, um relevante Datenbestände zu einer bestimmten Person oder einem bestimmten Vorgang schnell und präzise identifizieren zu können, selbst anhand einfacher Schlüsselbegriffe. Idealerweise werden möglichst viele eDiscovery nahe Prozesse automatisiert, sodass der organisatorische Aufwand reduziert und ein Großteil der Arbeit direkt vom System übernommen wird.
Es ist davon auszugehen, dass die Anforderungen an eine schnelle und präzise Datenidentifikation künftig weiter steigen werden, nicht zuletzt aufgrund eines zunehmend strengeren regulatorischen Umfelds und eines immer leichter zugänglichen Prozesses für Datenauskunftsanfragen. Unternehmen sollten sich daher frühzeitig darauf einstellen, dass derartige Anforderungen künftig eher zur Regel als zur Ausnahme werden.
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