Unternehmen und andere Organisationen archivieren Daten häufig, ohne sich ausreichend mit den damit verbundenen komplexen Fragestellungen auseinanderzusetzen: Wie sollten die Daten strukturiert werden? Welche Informationen sind langfristig aufzubewahren? Und vor allem: Warum werden sie überhaupt archiviert?
Eine systematische Organisation von Archiven ist ein wesentlicher Baustein, um die spätere Nutzung der Daten zu erleichtern und gleichzeitig Compliance Anforderungen und Sicherheitsvorgaben einzuhalten sowie das langfristig vorzuhaltende Datenvolumen auf ein sinnvolles Maß zu begrenzen.
Diese Fragen rücken immer wieder in den Fokus häufig dann, wenn ältere Datenbestände unerwartet wieder auftauchen. Ein aktueller Anlass, der das Thema in bestimmten Kreisen erneut in den Vordergrund gerückt hat, ist ein Datenleck bei Valves Steam Plattform, bei dem rund zwölf Terabyte unterschiedlichster Daten öffentlich zugänglich wurden.
Ein erheblicher Teil dieser Daten dürfte zwar von geringer Bedeutung sein, dennoch wirft der Vorfall grundlegende Fragen auf, die weit über diesen konkreten Fall hinausreichen.
Die unmittelbar naheliegendste Frage betrifft die Informationssicherheit: Wie kann es dazu kommen, dass ein Archiv mit älteren Daten plötzlich öffentlich zugänglich wird? Mit diesem Thema haben wir uns in diesem Blog bereits ausführlich beschäftigt, dennoch kann seine Bedeutung kaum oft genug hervorgehoben werden. Dateien und Informationen langfristig zu archivieren ist für viele Unternehmen unverzichtbar. Ebenso unverzichtbar ist es jedoch, geschäftskritische und sensible Informationen zuverlässig vor unbefugtem Zugriff und Offenlegung zu schützen.
Noch interessanter ist die Frage, welche Informationen überhaupt in einem solchen Datenbestand enthalten sind und was dies über die zugrunde liegende Aufbewahrungsstrategie aussagt. Im konkreten Fall umfasst das Archiv unter anderem ältere Versionen bislang nicht veröffentlichter Projekte sowie Daten von Drittentwicklern, die ihre Produkte über Valves Plattform vertreiben.
Damit gelangen wir zu den entscheidenden Fragen einer nachhaltigen Archivierungsstrategie: Welche Daten sollte ich aufbewahren? Nach welchen Kriterien treffe ich diese Entscheidung? Und wie sollte ich mein Archiv strukturieren?
„Welche Daten sollte ich aufbewahren?“
Die einfachste Antwort wäre: alles, wozu eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Dies bildet eine sinnvolle Ausgangsbasis und definiert zugleich den Mindestumfang jener Daten, die aufgrund gesetzlicher oder regulatorischer Vorgaben langfristig vorgehalten werden müssen.
Wie so häufig ist die vollständige Antwort jedoch deutlich komplexer.
Unternehmen sollten sich darüber hinaus fragen, welche Arten von Unterlagen und Informationen für ihre Unternehmenshistorie, ihre operativen Abläufe sowie für zukünftige Entscheidungsprozesse von wesentlicher Bedeutung sind. Dabei sollten unter anderem folgende Fragen berücksichtigt werden:
- Welche Unterlagen werden zur Sicherstellung der Geschäftskontinuität benötigt?
- Welche Dokumente und Daten unterliegen gesetzlichen, regulatorischen oder gerichtlichen Aufbewahrungsanforderungen beziehungsweise einem Legal Hold?
- Welche Daten dokumentieren wesentliche Meilensteine, Entwicklungen oder Erfolge des Unternehmens?
- Müssen diese Informationen vollständig aufbewahrt werden, oder genügt eine konsolidierte beziehungsweise aggregierte Form? Reicht beispielsweise eine quartalsweise Zusammenfassung bestimmter Finanzdaten aus, oder müssen die zugrunde liegenden Einzelinformationen vollständig erhalten bleiben?
- Besteht eine realistische Wahrscheinlichkeit, dass diese Unterlagen zu einem späteren Zeitpunkt benötigt werden, um ein Projekt nachzuvollziehen, wiederherzustellen oder neu aufzubauen?
Wie sollte ich mein Archiv organisieren?
Eine klare und konsistente Archivstruktur ist aus mehreren Gründen unverzichtbar.
Zum einen ermöglicht sie eine schnelle und präzise Auffindbarkeit von Dokumenten und reduziert damit den erforderlichen Zeit und Ressourcenaufwand. Zum anderen trägt sie dazu bei, Fehlablagen sowie den Verlust oder die unbeabsichtigte Beschädigung geschäftskritischer Unterlagen zu vermeiden.
Eine mögliche Vorgehensweise besteht darin, bereits vorhandene Strukturen so weit wie sinnvoll beizubehalten. Bei E-Mail Daten kann ein erster Schritt beispielsweise darin bestehen, Nachrichten weiterhin eindeutig den jeweiligen Postfächern und Benutzerkonten zuzuordnen.
Entscheidend ist anschließend, die Archivstruktur so zu gestalten, dass sie den konkreten Anforderungen der jeweiligen Organisation entspricht. Dabei müssen insbesondere Art, Umfang und Sensibilität der archivierten Informationen berücksichtigt werden.
Ein Unternehmen kann beispielsweise Finanzunterlagen nach Geschäftsjahr, Quartal oder Projekt gliedern. Eine Forschungseinrichtung wiederum kann ihre Dokumentation nach Forschenden, Forschungsprojekten oder Publikationen strukturieren.
Unabhängig vom gewählten Modell besteht das zentrale Ziel darin, Dokumente und Informationen mit möglichst geringem Zeit und Arbeitsaufwand eindeutig identifizieren und auffinden zu können.
Warum ist das wichtig?
Eine klare und nachvollziehbare Archivstruktur verhindert, dass Daten unbemerkt durch organisatorische Lücken fallen, und schafft gleichzeitig die notwendige Transparenz und Verantwortlichkeit im Umgang mit archivierten Informationen.
Dadurch lassen sich benötigte Dokumente nicht nur schneller auffinden. Eine strukturierte Archivierung erleichtert es Unternehmen zugleich, jederzeit den Überblick darüber zu behalten, welche Daten gespeichert werden, wo sie sich befinden, wie lange sie aufbewahrt werden und aus welchem Grund ihre weitere Speicherung erforderlich ist.
Das kontinuierliche Wachstum von Datenbeständen und die damit verbundenen steigenden Kosten stellen Organisationen weltweit vor erhebliche Herausforderungen. Ein transparentes Verständnis der eigenen Datenstruktur also zu wissen, welche Informationen aufbewahrt werden, wo sie gespeichert sind und warum sie weiterhin benötigt werden ist der erste entscheidende Schritt, um Datenvolumen nachhaltig zu reduzieren und ausufernde Speicher und Verwaltungskosten wieder unter Kontrolle zu bringen.
Und dies, ohne dabei Kompromisse bei Geschäftskontinuität, Informationssicherheit oder Compliance eingehen zu müssen.
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