Microsoft plant, die Wiederherstellungszeit für inaktive Postfächer, die neu aus Aufbewahrungsfristen und Richtlinien freigegeben wurden, von 183 Tagen auf 30 Tage zu verkürzen, wobei die Änderung bis Ende September in Kraft tritt. Dies kann die Art und Weise ändern, wie Unternehmen ihre inaktiven Postfächer behandeln und wie sie an das Abrufen notwendiger oder kritischer Daten herangehen.
Inaktive Postfächer, wie von office365pros besprochen, sind Postfächer, deren zugehöriges Azure AD-Konto hart gelöscht wurde, während es unter eine Aufbewahrungsrichtlinie oder Aufbewahrungssperre fällt. Sie werden vor der Benutzeransicht ausgeblendet – sie sind jedoch immer noch online, indiziert und für eDiscovery verfügbar. Inaktive Postfächer erfordern keine Lizenz und halten so lange wie die Aufbewahrungsfrist für sie eingestellt wurde.
Auf diese Weise lösen inaktive Postfächer die Frage, die Lizenz eines Exchange Online-Benutzers freizugeben, ohne den Inhalt zu entfernen. Microsoft enthält in seiner Dokumentation eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die erklärt, wie es möglich ist, ein Postfach so einzurichten, dass es inaktiv ist. Der Prozess umfasst die Auswahl des Postfachs und das Anwenden einer aktiven Aufbewahrungsrichtlinie. Die Postfachinhalte werden für Zwecke von eDiscovery oder anderen gesetzlichen Anforderungen zugänglich gehalten.
Nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums oder einer bestimmten Richtlinie tritt das inaktive Postfach in einen Wiederherstellungszeitraum ein, dessen Dauer Microsoft nun von 183 auf 30 Tage verkürzt hat. Innerhalb dieser 30 Tage ist es möglich, das inaktive Postfach wiederherzustellen (also wieder aktiv zu machen). Mit diesem Schritt wird eine neue Lizenz von Microsoft benötigt.
Wie können Sie Ihre alten Postfächer sicher und zugänglich halten?
Die Verkürzung der Wiederherstellungszeit für inaktive Postfächer muss keine großen Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben; Es gibt eine Reihe von Schritten, die unternommen werden können, um die Folgen der Entscheidung von Microsoft abzumildern. Dazu gehört zunächst, dass es, wie in der Microsoft-Dokumentation erwähnt, keine Obergrenze dafür gibt, wie lange ein Postfach in einem inaktiven Zustand gehalten werden kann. Auf diese Weise können sich Unternehmen Zeit nehmen, um sich zu entscheiden, welche Mailboxen kritische Daten beinhalten und wiederhergestellt werden sollen. Diese Dokumentation enthält Anweisungen, wie man seine inaktiven Postfächer für eDiscovery-Fälle durchsuchen oder wiederherstellen kann.
Aber die ideale Option besteht darin, über inaktive Postfächer hinwegzusehen und eine flexiblere langfristige Lösung zu wählen. Die Archivierung von Postfächern macht die Aufbewahrung kritischer Daten einfach und stellt gleichzeitig sicher, dass alle Benutzer mit Berechtigungen darauf zugreifen können.
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