Zuvor haben wir die möglichen Gründe für die Migration Ihrer E-Mail-Archive behandelt. Wie funktioniert die Archivmigration, welche Anforderungen gibt es für ein Unternehmen, damit der Prozess reibungslos verläuft, und was sind die möglichen Endzustände oder Ergebnisse, die Sie anstreben können?
Die Datenmigration ist komplex, aber auch etwas, das die meisten Unternehmen mit einer Online-Präsenz irgendwann einmal durchlaufen müssen. Gehen wir die Theorie Schritt für Schritt durch und sehen wir uns an, was erforderlich ist, um Ihre Datenübertragung einfach und effizient zu gestalten.
Wie sieht der Prozess für eine reibungslose und effiziente Migration aus?
Bild entnommen von CorporateFinanceInstitute
Der Prozess der Datenmigration von einem Quellsystem in ein neues Zielsystem muss sorgfältig geplant werden. Laut Gartner scheitern 83 % der Datenmigrationen völlig oder überschreiten das vorgesehene Budget – ein Manko, das nur durch eine gute Vorbereitung behoben werden kann.
Planung und Kontrolle:
Der erste kritische Schritt ist die Planung vor der Migration und die Überprüfung der zu migrierenden Daten. Wie in unserem Blogartikel zu diesem Thema erörtert, gibt es eine Reihe potenzieller Fallstricke für Unternehmen, die eine Archivmigration durchführen möchten – einer der wichtigsten ist eine ungeordnete Speicherung, eine unvollständig erhaltene Organisation und inkompatible Datenformate.
Vor der Migration müssen die Daten gesichtet und bereinigt werden, damit nur relevante Inhalte migriert werden. Auch die Komplikationen bei der Speicherung und die Organisation werden an dieser Stelle überprüft. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Art und Weise, wie die Übergabe an das neue System erfolgen soll. Die Archivierung kann im alten System fortgesetzt werden (wodurch die Kontinuität gewahrt bleibt, aber der Migrationsprozess verlangsamt wird, da der alte Speicher ständig nach neuen Inhalten durchsucht werden muss), oder sie kann sofort an das neue System übergeben werden.
Entwurf von Datensicherungs- und Migrationsprozessen:
Für die Gestaltung des Migrationsprozesses müssen Sie Ihre Ziellösung ermitteln, den gewünschten Endzustand und die Möglichkeiten prüfen und den Prozess entsprechend anpassen. Es gibt mehrere theoretische Ansätze, die verfolgt werden können), aber in der Praxis ist für Unternehmen angesichts des Volumens nur eine schrittweise, segmentierte Migration relevant. In diesem Fall ist es wichtig, das Unternehmen in Gruppen zu unterteilen und zu entscheiden, welche Daten in welcher Reihenfolge in das neue System migriert werden müssen. Müssen bestimmte Gruppen so schnell wie möglich auf das neue System zugreifen können? Müssen andere mit minimaler Unterbrechung ihrer Agenda weiterarbeiten? Dies sind Dinge, die bei der Planung des Migrationsprozesses und der Festlegung, was wann und wie migriert werden soll, zu beachten sind.
Weitere wichtige Aspekte sind Fragen des Speicherplatzes und der Konfiguration; bei der Übertragung zu Office365 kann beispielsweise nur die Original-E-Mail und nicht eine Verknüpfung wiederhergestellt werden. Das führt dazu, dass ein Datensatz, der im Quellsystem nur 100 MB belegte, im Zielsystem plötzlich 500 MB benötigt. Umgekehrt können die Daten, wenn sie entweder durch das Migrationswerkzeug oder eine Alternative dedupliziert werden können, am Ende weniger Speicherplatz benötigen als ursprünglich. In jedem Fall muss dies im Voraus erkannt und eingeplant werden.
Sobald die Prioritäten festgelegt sind, sollte ein kleiner Teilbereich oder ein Satz von Testdaten migriert werden, um sicherzustellen, dass der Prozess und die gewählten Werkzeuge wie vorgesehen funktionieren. Wenn dies der Fall ist, können diese Testdaten verworfen und die eigentliche Migration durchgeführt werden. Bevor wesentliche Änderungen oder Schritte unternommen werden, werden die vorhandenen Daten gesichert und aufbewahrt.
Migrationsprozess und Validierung:
Auf der Grundlage der zuvor festgelegten Prioritäten werden die Daten segmentiert und mit Lesezeichen versehen. Anschließend werden die Daten – idealerweise mit Hilfe eines Migrationswerkzeugs – segmentweise übertragen. Der Migrator verwendet Lesezeichen, um zu vermeiden, dass bereits migrierte Informationen übertragen werden. Abhängig vom jeweiligen Tool, dem Zielsystem und den Benutzereinstellungen können die migrierten Daten im Zielsystem sofort verfügbar sein oder nicht.
Sobald die letzten Datensegmente übertragen worden sind, ist der Hauptteil des Migrationsprozesses abgeschlossen. Falls Ihre ursprüngliche Lösung nicht eingefroren wurde, kann nun eine abschließende Migration durchgeführt werden, bei der alle geänderten Dateien berücksichtigt werden – zum Beispiel E-Mails, die nach Beginn der Migration in das Quellarchiv eingegeben wurden. Sobald diese Unterschiede berücksichtigt sind, ist der Prozess abgeschlossen.
Es folgt der so genannte „Validierungsprozess“. Die Daten im Zielsystem werden entweder mit der Version im ursprünglichen Quellsystem oder mit der Sicherungskopie verglichen. Die Aufgabe der Validierung besteht darin, sicherzustellen, dass der Prozess erfolgreich und fehlerfrei abgeschlossen wurde.
Außerbetriebnahme:
Nach Abschluss der Validierung kann das alte System heruntergefahren und außer Betrieb genommen werden, um weitere Betriebskosten oder Lizenzgebühren zu vermeiden, je nach dem gewünschten Endzustand Ihres Migrationsprozesses.
Dies ist kein notwendiger Schritt, und es kann Situationen geben, in denen Teile des Altsystems oder sogar die Lösung als Ganzes bis zu einem gewissen Grad aktiv bleiben.
Welche verschiedenen Endzustände sind bei der Migration meines E-Mail-Archivs möglich?
Für Unternehmen, die ihr E-Mail-Archiv in ein neues System migrieren wollen, gibt es eine Reihe von Möglichkeiten. Die wichtigsten, die es zu beachten gilt, hängen davon ab, wie genau das neue System implementiert wird:
Virtuelle/teilweise Migration
Die virtuelle Migration wird von einigen Migrationsexperten und -tools angeboten. Bei einer virtuellen Migration von einem älteren zu einem neuen Quellsystem bleibt das bestehende Archiv-Ökosystem in reduzierter Form bestehen und wird über ein Konnektorprogramm mit einem moderneren Ökosystem verbunden. Dies spart zwar Kosten bei der Migration der Daten, verursacht aber durch das Nebeneinander von zwei Archivsystemen Gebühren und birgt zudem das Risiko möglicher Komplikationen bei einer späteren Migration. Bei der Teilmigration bleiben die bestehende Datenbank und der Speicher erhalten, während die Inhalte für den Zugriff über eine neue Benutzeroberfläche neu indiziert werden.
Physische Migration
Bei der Migration eines physischen E-Mail-Archivs ändert das Migrationswerkzeug nicht nur das vorhandene Archivierungssystem, sondern auch den physischen Standort der Datenbank und des Speichers; die Daten werden auf einen neuen Server migriert, indiziert und vollständig in ein neues Archiv integriert. Diese Option kommt zum Einsatz, wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel von einer On-Premise-Lösung in die Cloud migriert oder von einem Server auf einen anderen umzieht.
Entfernung des Archivs
Für Unternehmen, die ganz auf eine Archivierungslösung verzichten möchten, besteht die Möglichkeit, bereits archivierte Postfächer wieder in Exchange einzubringen (vorausgesetzt, der Benutzer hat ein Microsoft 365-Abonnement).
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