Legacy Archivlösungen zur Sicherung von Unternehmensdaten erreichen früher oder später das Ende ihres Lebenszyklus. Häufig entsprechen sie nicht mehr den Anforderungen moderner Märkte, fehlen essenzielle Funktionen oder erfüllen aktuelle eDiscovery und DSGVO-Standards nicht mehr. In solchen Fällen ist eine Migration auf ein neues System unumgänglich. Dieser Beitrag beleuchtet die zentralen Aspekte der Datenmigration: den richtigen Zeitpunkt, die Beweggründe und den optimalen Vorgehensweg.
Was ist Datenmigration?
Unter Datenmigration versteht man die strukturierte Übertragung von Daten aus einem bestehenden System in eine neue Zielumgebung. Typische Gründe sind die Modernisierung veralteter Systeme, die Integration externer Datenquellen oder der Wechsel zu Cloud oder Hybridlösungen.
Trotz ihrer scheinbaren Einfachheit ist die Datenmigration ein hochkomplexer Prozess: Studien zeigen, dass 62 % der Migrationsprojekte schwieriger sind als erwartet und 55 % das geplante Budget überschreiten.
Migrationsoptionen: On-Premises, Cloud oder Hybrid
Eine der zentralen Entscheidungen betrifft die Zielarchitektur. Cloud Lösungen gewinnen zunehmend an Bedeutung, da sie Investitions- und Betriebskosten für Hardware reduzieren und flexibel skalierbar sind – unabhängig davon, ob es sich um Public oder Private Cloud handelt.
On-Premises Archive bleiben dennoch relevant, insbesondere dort, wo maximale Kontrolle, Datensouveränität oder regulatorische Anforderungen im Vordergrund stehen. Hybridmodelle kombinieren beide Ansätze, etwa mit Cloud-Datenbanken und lokal gehaltenen Indizes.
Zentrale Herausforderungen
Eine erfolgreiche Migration erfordert eine klare Struktur und sorgfältige Vorbereitung. Zu den wesentlichen Schritten zählen:
- Definition klarer Migrationsziele
- Auswahl des Zielsystems und Cloud Anbieters
- Einsatz geeigneter Automatisierungs und Migrationstools
- Festlegung der Migrationsstrategie
- Einrichtung eines verlässlichen Backup Konzepts
Die Durchführung sollte möglichst risikoarm und verlustfrei erfolgen, idealerweise mit Unterstützung eines erfahrenen Partners.
Der Migrationsprozess im Überblick
Laut Gartner scheitern 83 % aller Datenmigrationen oder überschreiten Zeit bzw. Budgetvorgaben. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Vorbereitung.
Planung und Analyse
Vor der Migration werden die Daten geprüft bereinigt und strukturiert. Ziel ist es, ausschließlich relevante Inhalte zu übertragen und Probleme wie unklare Ordnerstrukturen oder inkompatible Datenformate frühzeitig zu identifizieren. Gleichzeitig wird festgelegt, ob das Altsystem parallel weiterläuft oder die Archivierung sofort auf das neue System umgestellt wird.
Design und Testmigration
Auf Basis der Zielarchitektur wird eine schrittweise, segmentierte Migration geplant. Abteilungen und Datenbestände werden priorisiert, um geschäftskritische Prozesse nicht zu beeinträchtigen. Speicheranforderungen, etwa durch fehlende Deduplizierung in Zielsystemen wie Microsoft 365, müssen im Vorfeld berücksichtigt werden. Eine Testmigration validiert Tools und Abläufe, bevor die produktive Migration startet.
Migration und Validierung
Die Daten werden segmentweise übertragen, idealerweise automatisiert und mit Wiederaufnahmefunktionen. Nach Abschluss erfolgt eine Validierung bei der die Daten im Zielsystem mit dem Quellsystem oder Backups abgeglichen werden, um Vollständigkeit und Integrität sicherzustellen.
Stilllegung des Altsystems
Nach erfolgreicher Validierung kann das Legacy System außer Betrieb genommen werden, um laufende Kosten zu vermeiden. Je nach Szenario kann es jedoch sinnvoll sein, Teile des Altsystems weiterhin verfügbar zu halten.
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