Microsoft Teams wächst weiter. 2023 können wir auf das vergangene Jahr zurückblicken und sehen, welchen Einfluss es auf die Geschäftswelt hatte. Mit der Auswirkung und dem Wachstum kommen Herausforderungen in Bezug auf die Datenverarbeitung und die Verwaltung der damit verbundenen Kosten. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, warum Ihr Unternehmen Microsoft Teams archivieren sollte:
Microsoft Teams hat die Rolle informeller Chatsysteme weitgehend übernommen und auch die E-Mail für die interne Kommunikation weitgehend ersetzt. Dies hat zur Folge, dass die in Teams gespeicherten Daten sowohl an Umfang als auch an Bedeutung zunehmen. Unternehmen müssen daher entscheiden, was als nächstes kommt und wie sie mit diesen Daten umgehen wollen. Das optimale Ergebnis ist, wie viele feststellen, die Archivierung von Microsoft Teams.
Die Vorteile der Archivierung von Microsoft Teams lassen sich grob in zwei Kategorien einteilen: Datensicherheit und Kostenreduzierung. Für Unternehmen, die Teams intensiv nutzen, stellen diese beiden Kategorien eine wichtige Überlegung dar, die bei der Entscheidung über den zukünftigen Umgang mit ihren Daten berücksichtigt werden sollte.
Backup und Sicherheit
Microsoft arbeitet nach dem so genannten „Shared Responsibility Model.“ Das bedeutet, dass Microsoft die Daten in verschiedene Kategorien unterteilt und festlegt, für welche Kategorien es die Verantwortung übernimmt und für welche der Kunde garantieren muss. In der Praxis bedeutet dies, dass Microsoft keine Garantie für Ihre Teams-Daten übernimmt und dass Sie selbst für die Erhaltung dieser Daten sorgen müssen.
Infolgedessen stehen Teams-Kunden vor der Wahl: Entweder sie erfassen ihre Daten selbst in einem duplizierten System, oder sie nehmen das Risiko in Kauf, dass die Daten verloren gehen können, ohne dass sie einen Regressanspruch haben. Dieses Risiko mag zu einem bestimmten Zeitpunkt akzeptabel gewesen sein – bei intensiverer Nutzung von Teams ist es das nicht mehr. Dort befinden sich geschäftskritische Daten und wichtige Mitteilungen, die Sie entweder aus Gründen der Geschäftskontinuität oder aus rechtlichen Gründen überprüfen müssen.
Offloading und Sideloading von Daten
Hand in Hand mit der Sicherheit geht die Frage nach dem Offloading oder Sideloading Ihrer Daten. Daten, die direkt über Microsoft Teams gespeichert werden, beanspruchen den gleichen Speicherplatz wie SharePoint und OneDrive. Microsoft erhebt hohe Überlaufgebühren, d. h. wenn das Datenvolumen steigt, besteht ein Anreiz, es wieder zu reduzieren.
Erschwerend kommt hinzu, dass viele Unternehmen ein neues Team für Unterprojekte oder Untergruppen einrichten, die dann schnell wieder verschwinden. Bis zu 70 % dieser Teams werden nicht mehr benötigt oder sind nicht mehr relevant und verbrauchen Daten. Werden sie jedoch gelöscht oder sogar in MS Teams archiviert, ist der Zugriff auf ihre Daten in Zukunft schwierig.
Anstatt Daten zu löschen und Ihr Unternehmen einem Risiko auszusetzen – sei es durch versehentliches Löschen von Daten, die sich später als kritisch erweisen, oder dadurch, dass Sie einem eDiscovery-Fall oder anderen rechtlichen Schritten nicht in vollem Umfang nachkommen können – ist es besser, einen Weg zu finden, um Speicherkosten zu sparen.
Archivierungslösungen sind der optimale Ansatz, um dieses Problem zu lösen. Wenn Sie Microsoft Teams archivieren, können Sie es auf ein wesentlich günstigeres Speichersystem verschieben und die in SharePoint integrierten Gebühren für Überlaufspeicher umgehen. Gleichzeitig stellen Sie sicher, dass die Daten bei Bedarf frei und sofort zugänglich bleiben.
Archivierte Teams mit contentACCESS
Microsoft Teams und Business-Chat-Anwendungen sind noch relativ neu auf dem Markt. Daher werden sie nicht durchgängig von bestehenden Archivierungslösungen abgedeckt, und weniger häufig aktualisierte Software kann mit dem Tempo der großen Teams-Updates von Microsoft nicht mithalten. Darüber hinaus ist es noch unwahrscheinlicher, dass die Lösungen, die Teams abdecken, mit den bestehenden Archivierungs- und Backup-Systemen kompatibel sind, die ein Unternehmen bereits einsetzt. Unternehmen, die ihre Teams-Chats – und jetzt auch ihre Teams-Videos – erfassen und aufbewahren möchten, müssen daher mit einem Flickenteppich von parallel arbeitender Software arbeiten.
Die Archivierung Ihrer geschäftlichen Chats mit contentACCESS Archive and Backup ist ein klarer Schritt zur bestmöglichen Sicherung Ihrer wichtigen Informationen. contentACCESS hat sich als Top-Lösung bewährt und macht es Anwendern leicht, vergangene Unterhaltungen und einzelne Nachrichten wiederzufinden. Über die officeGATE Outlook-Integration, das contentACCESS Web-Portal oder die contentACCESS Mobile App können Anwender schnell und effizient auf ihre aufgezeichneten Daten zugreifen, egal wo und wann.
Neben der Produktivitätssteigerung durch die weltweit führende Volltextsuche und den einfachen Zugriff ist contentACCESS eine der wenigen Archiv- und Backup-Lösungen auf dem Markt, die ein einheitliches System für all Ihre wichtigen Daten und Ihre Kommunikation bietet. Greifen Sie auf Ihr E-Mail-, SharePoint-, Datei– oder Microsoft Teams-Archiv zu – alles in einem einzigen System mit einem einzigen Zugangspunkt. Diese Interkonnektivität zusammen mit unserer Fähigkeit, eine On-Premise-, Cloud-basierte oder hybride Option anzubieten, verleiht contentACCESS eine unübertroffene Flexibilität und ermöglicht es Ihrem Unternehmen, das System so einzurichten, wie es Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.
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