Unternehmen auf der ganzen Welt sind auf Microsoft Teams als primäres System für die professionelle Kommunikation umgestiegen, was die Verkaufs- und Nutzungsstatistiken mit jedem Jahr in die Höhe treibt. Mit dieser Umstellung sind jedoch auch eine Reihe von Problemen verbunden, von denen viele auf Missbrauch zurückzuführen sind. Dies hilft zwar, die Projekte zu organisieren, führt aber unweigerlich zu einer Aufblähung von Teams und einem gefährlich hohen Anteil an älteren, ungenutzten Daten. Was können Organisationen dagegen tun?
Wenn für jedes Projekt ein neues Team erstellt wird, hilft es, die Menschen innerhalb ihres Unternehmens zu organisieren und Diskussionen, Beiträge und Dateifreigaben zu unterteilen. Diese Organisation steigert ihre Produktivität. Sie bringt jedoch auch eine Reihe von Nachteilen mit sich:
Sobald ein Projekt beendet ist, werden diese Teams plötzlich zu einer Belastung. Einerseits werden sie nicht mehr benötigt und sind für das Tagesgeschäft des Unternehmens nicht mehr relevant. Siebzig Prozent der Teams erreichen irgendwann dieses Stadium.
Andererseits müssen die Daten in diesen Teams weiterhin zugänglich sein. Da die Projekte vollständig in einzelne Teams verlagert wurden, bleiben alle Ihre historischen Daten in diesen Teams konzentriert. Dies führt zu einem Dilemma: Entweder Sie lassen die Teams intakt, was zu einer starken Aufblähung führt (insbesondere hinsichtlich des Datenvolumens, das Ihren SharePoint-Speicher überlaufen lässt und inakzeptable Kosten verursacht), oder Sie entfernen sie – was Sie des Zugriffs auf diese historischen Daten beraubt, falls Sie jemals darauf zugreifen müssen.
Historische Daten in Teams müssen unbedingt geschützt werden
Die Sicherung kritischer Geschäftsdaten ist ein Thema, das wir bereits in der Vergangenheit angesprochen haben; bisher ging es dabei um die Kommunikation über eher traditionelle Kanäle wie E-Mail. Mit der zunehmenden Verlagerung der Kommunikation auf Microsoft Teams wird es notwendig, auch diesen Datenstrom zu erfassen – sowohl aus Gründen der Geschäftskontinuität als auch zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen.
Dies wirft erneut die Frage auf, wie man am besten Kompromisse eingeht – indem man die Daten für eDiscovery oder für künftige Geschäftsanforderungen, die auf vergangenen Projekten aufbauen, verfügbar hält, ohne dabei erhebliche Überlaufkosten zu verursachen. Glücklicherweise gibt es eine einfache Lösung:
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Unternehmen können durch die Verknüpfung mit contentACCESS Speicherplatz freimachen und die Kosten für ihre Organisation senken. Durch das Auslagern Ihrer Daten mittels Shortcutting bleibt der Zugriff auf Ihre Dateien und Informationen uneingeschränkt erhalten, so dass Sie Ihre Produktivität aufrechterhalten können – gleichzeitig wird aber die tatsächliche Belastung Ihres Live-Systems drastisch reduziert und Sie können das Datenvolumen in Ihrem SharePoint komprimieren.
Die Kosten für Speicherplatz und Datenüberlauf machen nach wie vor einen großen Teil der Ausgaben von Unternehmen aus. Mit der Aufblähung von Teams haben wir eine bestimmte, identifizierbare Quelle für Datenüberlauf, die durch Auslagerung oder Sideloading in ein billigeres Speichersystem gezielt und entschärft werden kann, ohne dass der Zugriff auf die Daten verloren geht.
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Darüber hinaus ermöglicht contentACCESS for Teams die Integration in die gesamte contentACCESS Familie. Greifen Sie auf alle Ihre archivierten Inhalte aus allen Quellen – SharePoint, Outlook oder lokalen Dateien – über ein und dasselbe System zu. Dies vereinfacht die Archivierungs- und Backup-Struktur Ihres Unternehmens, da alle archivierten Dateien in einem einzigen Archiv zusammengefasst werden, was Kosten spart und unnötige Komplexität beseitigt.
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